総会資料など作成のヒント ～効率的な作業方法～
■配付部数が多い資料の作成
＊数十部～数百部の配付資料の印刷・製本は何かと手間がかかります。
＊ボランティアや自治会員などは、会社や役所にあるような自動ホッチキス、ソーター付きのコピー機はまず使えないので手作業が多くなります。
＊印刷した資料を次のような手順で製本すると、ページの欠落や重複を容易に発見できます。
１－印刷済みのページをページ順に、テーブルに並べる。
２－作業者がテーブルに沿って歩き、ページ順に１枚ずつ用紙を集める。
３－資料１冊分の用紙を集めたら、デジタルクッキングスケール（料理用秤）で重さを量る。
＊使い捨てカイロの空き箱は測定時の風袋 （ふうたい）として非常に便利です。
＊風袋とは、はかりで物を量るときの、その品物の容器・袋・箱・上包みなど。
＊一般的なコピー用紙は１枚が約４.２グラムのものが多いです。
＊作業回前にコピー用紙の重さを測定します。具体的には、コピー用紙１０枚の重さを測定し、１０で割ると１枚の重さがわかります。
＊資料１冊分の重さも作業開始前に量っておきます。
＊１枚が４.２グラムの用紙を１０枚使う資料なら、１冊が４２グラムになります。
＊もし１冊の測定結果が約４６グラムであれば、１枚余分に用紙が混入していることになります。
＊逆に用紙が１枚少ない場合は、１冊が約３８グラムになるのでわかります。
４－疑問
＊用紙１枚が余分に混入し、別の用紙１枚が欠落した場合はどうなるでしょうか？
＊この場合は資料１冊の重さを量っても欠落や混入はわかりません。
【確率の話】
＊資料１冊のうちで用紙１枚が欠落または混入するする確率を１０分の１とすると、用紙１枚が混入し、別の１枚が欠落する確率は１０分の１✕１０分の１＝１００分の１となります。つまり、このようなケースは少ないことになります。
＊筆者は約１０年、この手の作業をしていますが、欠落と混入が同時に発生したケースは２回程度です。１枚だけが混入または欠落のどちらかだけ発生するケースは毎回２～３回発生します。発生頻度が大きく異なります。
＊上記ケースが発生すると、作業の最後に特定ページが残るので、混入と欠落が同時発生したことがすぐわかります。
５－デジタルクッキングスケール
＊筆者が長年使用しているデジタルクッキングスケール （料理用秤）についてご紹介します。
・測定範囲は０～１０００グラム
・ネット通販で測定範囲０～２０００グラムのタニタ製品が２０００円前後で販売されています。
富士が丘ポータルサイトにデジタルクッキングスケールの使用例の紹介がありますのでご覧ください。
★本件の問合せ先：090-8522-1843 前田
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